Zgłoszenie danych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)

Centralny rejestr beneficjentów rzeczywistych (CRBR) to narzędzie wprowadzające większą transparentność w świecie biznesu. Jego celem jest identyfikacja osób fizycznych, które ostatecznie kontrolują lub na rzecz których prowadzone są stosunki gospodarcze lub dokonują się transakcje. Obowiązek zgłoszenia danych do CRBR spoczywa na wielu podmiotach, a jego niedopełnienie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi.

Czym jest Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych?

Centralny rejestr beneficjentów rzeczywistych został utworzony na mocy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Jego podstawową funkcją jest gromadzenie i udostępnianie informacji o beneficjentach rzeczywistych spółek oraz innych podmiotów prawnych. Celem tego systemu jest przeciwdziałanie nielegalnym przepływom finansowym, takim jak pranie pieniędzy czy finansowanie terroryzmu, poprzez zapewnienie jasności co do tego, kto faktycznie stoi za danymi firmami. Dostęp do informacji w CRBR jest publiczny, co zwiększa transparentność życia gospodarczego.

Kto ma obowiązek zgłoszenia danych do CRBR?

Obowiązek zgłoszenia danych do CRBR dotyczy przede wszystkim spółek handlowych, w tym spółek jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, prostych spółek akcyjnych oraz spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Ponadto, zgłoszenia muszą dokonać spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych notowanych na giełdzie, które są zwolnione z tego obowiązku ze względu na istniejące już mechanizmy raportowania. Do rejestru należy również zgłosić dane fundacji, które prowadzą działalność gospodarczą, a także stowarzyszeń rejestrowych, które nie są organizacjami pożytku publicznego, a także przedsiębiorców niepublicznych w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców. Kluczowe jest zrozumienie, że obowiązek ten dotyczy wszystkich spółek handlowych wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), niezależnie od ich wielkości czy rodzaju prowadzonej działalności.

Jakie dane należy zgłosić do CRBR?

Zakres danych, które należy zgłosić do CRBR, jest ściśle określony przez przepisy prawa. Dla każdego beneficjenta rzeczywistego muszą zostać podane jego imię i nazwisko, numer PESEL (lub inny numer identyfikacyjny, jeśli PESEL nie jest dostępny), obywatelstwo, a także informacja o wielkości i charakterze udziału lub uprawnień przysługujących beneficjentowi. Obejmuje to na przykład posiadanie więcej niż 25% akcji, udziałów lub prawa do głosów. W przypadku braku możliwości ustalenia beneficjenta rzeczywistego lub gdy beneficjentem jest osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad podmiotem poprzez inne mechanizmy, należy zgłosić dane osób zajmujących stanowiska kierownicze, takie jak członkowie zarządu czy wspólnicy uprawnieni do reprezentacji.

Proces zgłoszenia danych do CRBR

Proces zgłoszenia danych do CRBR jest elektroniczny. Wnioski składa się za pośrednictwem dedykowanej platformy internetowej udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Zgłoszenia dokonuje się poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza, który wymaga podania wszystkich wymaganych danych identyfikacyjnych beneficjentów rzeczywistych oraz informacji o spółce. Do zgłoszenia konieczne jest posiadanie przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki podpisów elektronicznych, takich jak kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany. Po wypełnieniu formularza i jego podpisaniu, należy go przesłać do rejestru. Proces jest bezpłatny.

Terminy zgłoszeń i konsekwencje niedopełnienia obowiązku

Terminy zgłoszeń do CRBR są zróżnicowane w zależności od daty powstania obowiązku. Istniejące spółki wpisane do KRS miały czas na dokonanie pierwszego zgłoszenia do 13 lipca 2020 roku. Dla spółek utworzonych po tej dacie, zgłoszenie powinno nastąpić w ciągu 7 dni od daty wpisu do KRS. W przypadku zmiany danych objętych obowiązkiem zgłoszenia, należy dokonać aktualizacji w CRBR w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia danych do CRBR lub podanie w nich nieprawdziwych informacji może skutkować nałożeniem sankcji finansowej w wysokości do 1 000 000 złotych. Dodatkowo, mogą zostać podjęte inne działania prawne, mające na celu wyegzekwowanie prawidłowości danych.

Aktualizacja danych w CRBR

Regularna aktualizacja danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych jest równie ważna, jak samo pierwsze zgłoszenie. Wszelkie zmiany dotyczące beneficjentów rzeczywistych, takie jak zmiana danych osobowych, struktury udziałów czy zmiana osób uprawnionych do reprezentacji, muszą zostać niezwłocznie odzwierciedlone w rejestrze. Termin na dokonanie takiej aktualizacji wynosi 7 dni od dnia zaistnienia zmiany. Zaniedbanie tego obowiązku może prowadzić do tych samych konsekwencji prawnych, co brak pierwotnego zgłoszenia, w tym nałożenia kar finansowych. Dlatego też, przedsiębiorcy powinni na bieżąco monitorować swoje dane w CRBR i reagować na wszelkie zmiany.